Registre Visiteurs

Registre visiteurs

Ce registre permet de faire un suivi des visiteurs dans votre établissement. 

Il est utile pour répertorier et contrôler les entrées et les sorties de chaque visiteur en répertoriant leurs coordonnées. 

Ce registre d'accueil visiteurs assure une certaine sécurité dans votre entreprise. En cas de problème, vous pourrez rapidement voir qui était présent dans votre établissement et à quel moment. 

Ce registre visiteur contient des informations sur les dispositions légales concernant l'obligation de sécurité ainsi qu'un rappel sur les traitements des données relatives à la
santé et le champ d’application du RGPD.

Contenu du Registre classique visiteurs : 

• Rappels réglementaires - 1 page
• Identification de l'établissement (raison sociale, localisation, coordonnées du responsable) - 1 page
• Contrôle des entrées et sorties des visiteurs - 28 pages à raison de 10 entrées par page
  • Date
  • Nom - prénom
  • Entreprise (visiteur, sous traitant, fournisseur...)
  • Heure d'entrée
  • Objet de la visite

Caractéristiques :

• Format : A4
• Nombre de pages : 32
• En couleurs

Quels renseignements doit contenir le registre visiteurs ?

Vous devez recueillir uniquement le nom, le numéro de téléphone et l’adresse électronique (si disponible) des clients ou des visiteurs. Ces informations sont les seules dont la santé publique a besoin pour contacter les personnes à risque et sont listées dans les textes légaux de référence au bas de cette page.

Un client ou un visiteur peut-il refuser de remplir le registre visiteurs ?

Non. Vos clients ou vos visiteurs ont l’obligation de divulguer les renseignements nécessaires afin d’accéder à votre établissement ou à l’événement que vous organisez, selon les textes légaux de référence au bas de cette page.

Comment puis-je informer adéquatement mes clients ou mes visiteurs ?

Vous devriez notamment les informer :

• des raisons pour lesquelles vous recueillez les renseignements;
• de l’utilisation que vous ferez des renseignements personnels;
• des mesures de sécurité en place pour en assurer la confidentialité;
• de la durée de conservation des renseignements;
• de leurs droits d’accès et de rectification.

Vous pouvez donner ces informations de différentes manières. Par exemple, vous pourriez :

• afficher l’information en évidence pour le public dans vos locaux;
• diffuser l’information dans une section facilement accessible sur votre page Web;
• demander à vos employés d’informer verbalement chaque client ou visiteur en préparant un court message à leur intention.

Sous quel format devrais-je tenir mon registre visiteurs ?

Dans la majorité des cas, un registre au format papier est adéquat, tant qu’il est mis en place de façon à protéger les renseignements personnels. Une solution technologique n’est donc généralement pas requise.

Comment puis-je protéger les renseignements personnels que contient le registre visiteurs ?

Pour assurer la confidentialité du registre, vous devriez notamment :

• le conserver en lieu sûr;
• limiter l’accès aux seules personnes qui doivent le consulter pour exercer leurs fonctions;
• utiliser un format ne permettant pas à des clients ou à des visiteurs de prendre connaissance des renseignements personnels d’autres personnes.

Vous pourriez par exemple utiliser des coupons insérés dans une boîte fermée ou noter vous-même les renseignements fournis dans un cahier inaccessible aux visiteurs.